Planeación integral de proyectos

Soportar a la organización en la planeación integral de proyectos mediante la aplicación de técnicas mundiales de reconocida efectividad.

La planeación integral de proyectos implica la configuración de un modelo dinámico de estimación del tiempo del proyecto, que incorpora todos los procesos de gestión de la organización hacia el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

El modelo integrado de tiempo y sus salidas de información fijan los criterios que relacionan el cronograma con la promesa de valor y la toma de decisiones de inversión. Adicionalmente determina la línea de base para el seguimiento y control del proyecto

Las técnicas aplicadas entregan al equipo de toma de decisiones y gerencia del proyecto, el análisis de riesgos que soporta la estimación de la reserva de contingencia y la reserva de gerencia en tiempo del proyecto objetivo.

Los proyectos son la unidad de gestión más utilizada en las mejores prácticas mundiales para la articulación y materialización de los planes de acción y el logro de los objetivos estratégicos de organización en el sector productivo, estatal, social, académico, etc.

Sin bien es cierto los proyectos son una unidad de gestión efectiva, con frecuencia se presentan problemas en su planeación, seguimiento y control, asociados con las siguientes causas:

No definición de los objetivos del proyecto.
Fallas en la definición del alcance requerido para el logro de los objetivos del proyecto.
No consultar a las áreas especializadas para establecer las estrategias de ejecución durante la planeación del proyecto.
No establecer en la planeación cronogramas que reflejen la estrategia de ejecución del proyecto.
No establecer duraciones realistas para las actividades del proyecto.
No incorporar análisis de riesgos que puedan impactar las actividades del proyecto.
No establecer los mecanismos para el seguimiento y control del proyecto.
No establecer seguimiento a las desviaciones de tiempo y costo del proyecto.

Pero de igual forma conocemos organizaciones y personas que ejecutan sus proyectos satisfactoriamente y la responsable del éxito es la PLANEACIÓN. Planeación que permite definir objetivos claros, identificar los recursos necesarios, establecer una estrategia de trabajo efectiva, asignar responsabilidades, establecer un cronograma y presupuesto realista, y prever y gestionar los riesgos, al definir aspectos como:

Definición del objetivo y alcance del proyecto.
Identificación de recursos necesarios, incluyendo capital humano, equipos, materiales y presupuesto.
Creación del plan de gestión del proyecto, incluyendo actividades, tareas y cronograma.
Asignación de responsabilidades y autoridad a los miembros del equipo.
Evaluación y gestión de riesgos.
Definición de controles de calidad y procedimientos de revisión.
Monitoreo y control del progreso del proyecto.
Cierre del proyecto y revisión de lecciones aprendidas.

Pero no basta con establecer y ejecutar una planeación ordenada, además se debe contar con un modelo de maduración de proyectos, considerando que los proyectos pasan por etapas de crecimiento a medida que se cuenta con mejor información para su desarrollo, lo que permite alcanzar una ejecución más eficaz y de mayor probabilidad de éxito.

Igualmente, no debemos olvidar la incertidumbre, que es un factor clave capaz de afectar la calidad, el costo, el tiempo y el éxito del proyecto y que debemos gestionar partiendo de la identificación de sus principales fuentes y estableciendo las estrategias para mitigarla:

Comunicación clara y efectiva: la comunicación abierta y frecuente con todas las partes involucradas en el proyecto puede ayudar a identificar y resolver problemas a medida que surjan.

Planificación flexible: la planificación flexible permite adaptarse a cambios en los requisitos y ajustar el plan de proyecto según sea necesario.

Toma de decisiones basadas en datos: la toma de decisiones basadas en datos, en lugar de la intuición o el juicio subjetivo, puede ayudar a reducir la incertidumbre.

Monitoreo y control: realizar un seguimiento regular y efectivo del progreso del proyecto puede ayudar a detectar y resolver problemas antes de que se conviertan en grandes desafíos. En este sentido, pueden adoptarse prácticas ágiles para el seguimiento y control, siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos:

Conocer y comprender los valores y principios del Agile. Es importante comprender los valores y principios que los sustentan.

Asegúrese de tener objetivos claros y medibles para poder seguir y evaluar.

Crear equipos que incluyan a los miembros necesarios para completar el trabajo en lugar de tener a una sola persona responsable.

Planificar y priorizar las tareas y objetivos con un enfoque iterativo e incremental.

Comunicación constante y transversal

Retroalimentación permanente y adaptación rápida al cambio por todos los miembros del equipo.

Celebrar los logros y aprender de los fracasos para mejorar continuamente en futuros proyectos.

Tener presente que la implementación de prácticas ágiles puede ser un proceso gradual y que es importante tener paciencia y flexibilidad mientras se ajusta a las necesidades del proyecto.

Finalmente, y como complemento de una adecuada planeación de proyectos, se debe considerar la valoración de los valores de la contingencia de tiempo y dinero, que son una cantidad adicional que se agrega a un presupuesto y cronograma del proyecto para cubrir incertidumbres o riesgos.

Es importante tener en cuenta que los valores de contingencia no deben ser vistos como una excusa para gastar más dinero o tiempo de lo necesario. Deberían ser utilizados solo en caso de que se materialice un riesgo.

Los modelos probabilísticos para valorar contingencias en proyectos son una forma de evaluar la incertidumbre asociada con los costos y el tiempo necesario para completar un proyecto. Estos modelos utilizan distribuciones de probabilidad para representar la incertidumbre en los costos y el tiempo de un proyecto, y para calcular valores de contingencia que puedan ser utilizados para cubrir esa incertidumbre.

En cuanto al seguimiento y control de proyectos es importante desarrollar un modelo que nos permita garantizar el control integral de aspectos como:

Identificar y resolver problemas a medida que surgen y asegurarse de que el proyecto se desarrolle de acuerdo con lo planificado.

Mantener el presupuesto bajo control.
Asegurar la calidad, garantizando que los resultados cumplan con los estándares y requisitos específicos.
Controlar las comunicaciones y facilitar la comunicación y el intercambio de información entre los miembros del equipo y los interesados en el proyecto.
Proporcionar información actualizada para la toma de decisiones y ajustar el enfoque del proyecto si es necesario.