Soportar a la organización en la intervención de proyectos en ejecución que presenten altos niveles de desviación en su promesa de valor, mediante la aplicación de técnicas de revisión de clase mundo con la participación de un equipo con alta experiencia y especializado en el alcance específico del proyecto objetivo
El resultado de la intervención permitirá a la organización establecer un análisis objetivo de las desviaciones y su causa raíz, con el fin de plantear las acciones que permitan recuperar o mitigar los impactos sobre la promesa de valor (alcance, cronograma, costo y rentabilidad) inicialmente establecida para el proyecto.
El concebir, planear y ejecutar un proyecto es una actividad compleja que siempre se desarrollará dentro de ambientes marcados por diferentes niveles de incertidumbre, que en determinados momentos pueden llevar el proyecto a un estado de crisis.
Esta condición debe ser enfrentada y superada por el Equipo del Proyecto y desde luego se debe tener un plan para lograrlo desplegando acciones que concretamente permitan recupera el control, como se plantea a continuación:
Identificación de la crisis: La primera etapa para resolver una crisis en un proyecto es identificar la fuente del problema. Esto puede ser un problema técnico, de recursos, de planificación o cualquier otro factor que haya causado las desviaciones.
Comunicación: La comunicación efectiva es clave para resolver una crisis en un proyecto. Es importante involucrar a todas las partes interesadas, incluyendo patrocinadores, clientes, proveedores, equipos y gerentes de proyectos, para asegurarse de que todos estén al tanto de la situación y trabajen juntos para resolverla.
Formación de un equipo de intervención: Reúna a un equipo de expertos con experiencia en resolución de crisis para trabajar juntos en la solución del problema.
Análisis de la situación: Una vez identificado el problema, es necesario analizar la situación para comprender su gravedad y magnitud. Esto permitirá determinar qué medidas deben ser tomadas para resolver la crisis.
Análisis de Riesgos: establecer un plan para minimizar la probabilidad y el impacto de eventos negativos que puedan afectar el Proyecto. Incluye su identificación, evaluación y priorización, así como estrategias para prevenir o reducir su impacto, con miras a preservar la continuidad de los objetivos y la minimización de las pérdidas.
Plan de acción: Una vez identificado el problema y analizada la situación, es necesario crear un plan de acción que incluya las medidas para resolver la crisis y mitigar sus efectos. Este plan debe ser detallado e incluir una lista de tareas, fechas límite y responsabilidades claras, además de un calendario, un presupuesto y una lista de recursos necesarios.
Asignar responsabilidades claras: Es importante que cada miembro del equipo tenga un papel claro y definido en el proyecto. Esto ayuda a evitar confusiones y duplicidad de esfuerzos.
Asignación de recursos: Es fundamental asegurarse de que los recursos necesarios para resolver la crisis estén disponibles. Esto puede incluir personal, equipo, tiempo y dinero.
Ejecución: Lleve a cabo las acciones necesarias para resolver la crisis de manera eficiente y efectiva.
Revisión y monitoreo constante: Es importante revisar y monitorear el progreso del proyecto constantemente para asegurarse de que se está avanzando en la dirección correcta. Esto puede incluir reuniones regulares con el equipo, seguimiento de indicadores clave de rendimiento, y análisis de datos.
Flexibilidad y adaptabilidad: La intervención de un proyecto en crisis requiere flexibilidad y adaptabilidad. Es posible que se presenten desafíos imprevistos y es importante estar preparado para abordarlos de manera efectiva.
Liderazgo efectivo: El liderazgo efectivo es clave para la intervención exitosa de un proyecto en crisis. El líder debe ser capaz de motivar y guiar al equipo, y debe tener una visión clara de cómo resolver el problema y llevar el proyecto a la normalidad.
Evaluación y lecciones aprendidas: Finalmente, es importante evaluar los resultados y las lecciones aprendidas después de resolver la crisis. Esto permitirá identificar cómo se pueden evitar situaciones similares en el futuro y mejorar la gestión de proyectos en general.
En resumen, la intervención de un proyecto en crisis requiere una combinación de habilidades técnicas y de liderazgo. Siguiendo estos pasos, es posible intervenir un proyecto en crisis y llevarlo a la normalidad. La clave para resolver una crisis de manera efectiva es actuar de manera rápida y tener un enfoque claro de los objetivos.
Docentes
Andrés Pereira Castaño
Antonio Fernández de Castro Muñoz
Liliana Margarita Durán P.
